Notre parcours

À propos de vous :

Vous êtes une personne performante qui cherche à s’accomplir dans un environnement dynamique. Vous faites preuve de rigueur dans votre travail mais êtes à l’aise de collaborer avec une équipe de personnes hautement motivées. Vous savez communiquer clairement et avec concision avec collègues et clients, et vous appréciez une solide culture d’entreprise et un esprit de camaraderie. Vous savez naviguer de multiples fonctions corporatives, y compris les lignes de service générales et les centres corporatifs d’excellence. Vous possédez de fortes aptitudes interpersonnelles et êtes prêt à effectuer diverses tâches pour atteindre l’objectif commun de l’équipe. Vous valorisez la croissance personnelle et professionnelle et êtes prêt à faire le prochain pas dans l’avancement de votre carrière.

Si cela vous ressemble, vous aimerez la culture chez Avison Young !

À propos de nous :

Avison Young est une agence internationale de courtage et de consultation en immobilier commercial, proposant des services transactionnels, financiers, consultatifs et de gestion. Nous avons conçu notre structure corporative de façon à mieux servir nos clients en renforçant la collaboration dans toute notre organisation.

L’immobilier peut avoir des effets positifs énormes sur la vie des gens, et nous nous employons à créer des lieux et des espaces qui siéront mieux aux gens. Notre raison d’être, c’est de créer une réelle valeur économique, sociale et environnementale, portée par des gens fiers.

Bien sûr, nous adorons être ici, mais les gens de l’externe nous trouvent très bien aussi ! Avison Young a été nommée comme l’une des sociétés les mieux gérées au Canada 13 années consécutives, avec désignation du Club Platine!

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About You:
You are a high achiever looking to thrive in a fast-paced environment. You take pride in your own work but are comfortable collaborating with a team of highly motivated individuals. You can communicate clearly and concisely with teammates and clients, and you enjoy strong company culture and camaraderie. You can navigate multiple corporate functions, including global lines of service and corporate centers of excellence. You possess strong interpersonal skills and are willing to take on diverse tasks to achieve the team’s common goal. You value personal and professional growth and are ready to take the next step in advancing your career.

If this sounds like you, well, then you will love the culture at Avison Young!

About Us:
Avison Young is a global commercial real estate brokerage and advisory firm, offering transaction, management, financial and consulting services. We’ve designed our corporate structure to best serve our clients by enhancing collaboration across our organization.

Real estate can have an enormous positive impact on people’s lives – and we’re in the business of making spaces and places work better for people. Our purpose is to create real economic, social and environmental value as a global real estate advisor, powered by people.

We care about each other and we have each other’s backs. This makes Avison Young a great place to be a client, and a great place to work. We support the whole person and their complete wellness – economic, mental and physical – because what’s best for our business comes from our people bringing their whole selves to work.

Of course we love it here, but outsiders think we’re pretty great too! Avison Young has been recognized as one of Canada's Best Managed Companies for the 13th year in a row, with a Platinum Club designation!

Avison Young accompagne ses clients commerciaux dans la gestion de projets de rénovation de bureaux, de commerces de détail et de construction neuve d’immeubles. Le/la coordonnateur(trice) de projet joue un rôle essentiel dans le bon déroulement de ces projets, en assurant un suivi rigoureux de la documentation, des échéanciers, des budgets et des communications, tout en soutenant activement l’équipe de gestion de projets.

Cela implique de définir et d’appliquer une méthodologie de documentation, d’effectuer le suivi budgétaire et l’entrée de données (contrats, avis de changement, factures, etc.), de produire les documents requis pour les divers appels d’offres, de réviser la documentation envoyée au client ainsi que de gérer la planification des dates butoirs de chacun des projets en cours d’exécution.

La personne en poste assure la qualité des documents produits tant au niveau du contenu que du contenant; ce qui implique une rigueur et une minutie très élevées dans la méthode de travail (conception, correction, révision, relecture, etc.). Elle possède un entregent permettant de communiquer de manière professionnelle tant avec les fournisseurs qu’avec les clients. Faisant partie d’une équipe de plusieurs gestionnaires, elle doit faire preuve d’agilité et être en mesure de travailler en équipe. La personne se joindra à une équipe dynamique composée de plusieurs coordonnateurs(trices) de projet, favorisant le partage des connaissances, la collaboration et le soutien mutuel.

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Avison Young supports its commercial clients in managing office and retail renovation projects as well as new building construction. The Project Coordinator plays a key role in the successful execution of these projects by ensuring rigorous tracking of documentation, schedules, budgets, and communications, while actively supporting the project management team.

This includes defining and applying a documentation methodology, tracking budgets and entering data (contracts, change orders, invoices, etc.), producing required documents for various RFPs, reviewing documentation sent to clients, and managing deadline planning for all ongoing projects.

The person in this role ensures the quality of all documents, both in content and presentation, requiring a high level of precision and attention to detail in their work methods (drafting, editing, proofreading, formatting, etc.). They must demonstrate strong interpersonal skills and communicate professionally with both suppliers and clients. As part of a team of several project managers, they must be agile and able to work collaboratively. The selected candidate will join a dynamic team of project coordinators, where knowledge sharing, collaboration, and mutual support are strongly encouraged.

Responsabilités

• Assurer la qualité, la cohérence et la rigueur de la documentation tout au long du cycle de vie des projets : appels d’offres, chantier, directives, ordres de changement, clôture.
• Définir et appliquer une méthodologie de documentation efficace, adaptée aux exigences des projets et des clients.
• Effectuer l’entrée de données et le suivi de chaque projet avec l’outil de gestion Smartsheet (échéanciers, budgets, contrats, directives de changement, changements, factures, etc.).
• Préparer, structurer et réviser les documents destinés aux clients et aux partenaires (Word, Excel, PowerPoint), en assurant une présentation professionnelle et sans erreur.
• Gérer la planification des dates butoirs et assurer un suivi serré des échéanciers et des livrables.
• Participer à la rédaction des différents appels d’offres (designers, architectes, ingénieurs, entrepreneurs généraux, mobilier, équipement audiovisuel, etc.) et effectuer la gestion du calendrier de production en collaboration avec les directeurs et chargés de projets. Ceci comprend la préparation de toute la documentation (Word, Excel, PDF, liens Box, etc.), l’envoi aux soumissionnaires, la gestion serrée des questions et réponses, la réception et l’analyse des soumissions (identification et récupération des éléments manquants, questionnement aux fournisseurs sur les grands écarts, etc.), la préparation du document de présentation aux clients.;
• Collaborer avec les professionnels (architectes, ingénieurs, designers) pour la révision des documents techniques.
• Maintenir une communication professionnelle et fluide avec les clients, fournisseurs et membres de l’équipe.
• Contribuer à l’amélioration continue des outils internes (formulaires Excel, gabarits, tableaux de bord) pour optimiser les processus de gestion de projet.
• Soutenir les gestionnaires de projet dans la coordination de plusieurs projets simultanés.
• Suivi du système de documentation des dossiers dans le site de partage de Gestion de projet Avison Young;
  Gérer de manière proactive les différents éléments liés aux projets avec les collaborateurs et tenir l’équipe interne informée des mises à jour des changements et des modifications aux échéanciers;
• Participer occasionnellement aux réunions clients et représenter l’équipe projet au besoin. Rédiger et distribuer les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions de projet et assurer le suivi des points en suspens, le cas échéant.
• Préparer les documents de marketing (CV corporatifs, présentations à des clients potentiels, aux collaborateurs internes, offres de services, etc.).
• Démontrer la maîtrise dans l’utilisation et dans l’application des outils technologiques de gestion de projet.
• Effectuer la facturation mensuelle aux clients et faire le suivi des comptes à recevoir.
• Tâches administratives de soutien (compte de dépenses, rédaction de comptes rendus, élaboration de présentation, d’offres de services, révision de documents incluant la mise en page, etc.).
• Autres tâches connexes liées à la fonction.

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• Ensure the quality, consistency, and accuracy of documentation throughout the project lifecycle: RFPs, construction, directives, change orders, and close-out.
• Define and implement an effective documentation methodology tailored to project and client requirements.
• Enter and track project data using Smartsheet (schedules, budgets, contracts, change directives, change orders, invoices, etc.).
• Prepare, structure, and review client- and partner-facing documents (Word, Excel, PowerPoint), ensuring professional and error-free presentation.
• Manage project deadlines and closely monitor schedules and deliverables.
• Assist in drafting various RFPs (designers, architects, engineers, general contractors, furniture, AV equipment, etc.) and manage the production calendar in collaboration with project directors and managers. This includes preparing all documentation (Word, Excel, PDF, Box links, etc.), sending to bidders, managing Q&A, receiving and analyzing bids (identifying and retrieving missing elements, questioning suppliers on discrepancies, etc.), and preparing client presentation documents.
• Collaborate with professionals (architects, engineers, designers) to review technical documents.
• Maintain professional and clear communication with clients, suppliers, and team members.
• Contribute to the continuous improvement of internal tools (Excel forms, templates, dashboards) to optimize project management processes.
• Support project managers in coordinating multiple simultaneous projects.
• Maintain project documentation systems on Avison Young’s project management sharing platform.
• Proactively manage project-related elements with collaborators and keep the internal team informed of updates and schedule changes.
• Occasionally attend client meetings and represent the project team when needed. Draft and distribute meeting agendas and minutes and follow up on outstanding items.
• Prepare marketing materials (corporate CVs, client presentations, internal collaborator presentations, service proposals, etc.).
• Demonstrate proficiency in using and applying project management technologies.
• Handle monthly client billing and follow up on accounts receivable.
• Perform administrative support tasks (expense reports, meeting notes, presentation development, service proposals, document formatting and proofreading, etc.).
• Perform other related duties as required.

• Minimum de 5 ans d’expérience de travail pertinente, ou une combinaison d’expérience de travail et d’éducation pertinentes.
• Excellente compréhension des notions en informatique est primordiale (technophile); maîtrise de la suite Office requise (Smartsheet un atout);
• Bilinguisme requis tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais), avec parfaites grammaires;
• Minutie, assiduité et capacité d’analyse démontrée;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais.
• Sens de l’organisation, esprit d’analyse et capacité à résoudre des problèmes de manière proactive.
• Connaissance des processus d’appels d’offres et de gestion contractuelle.
• Souci du détail et capacité à travailler dans un environnement dynamique et en évolution rapide.
• Capacité démontrée à gérer plusieurs projets de front, à gérer les priorités et le stress avec rigueur et autonomie et à utiliser judicieusement son temps.
• Maîtrise de la préparation et du suivi des budgets des projets;
• Esprit d’équipe et attitude collaborative essentiels pour évoluer dans un environnement où le soutien mutuel est valorisé.
• Être capable de comprendre les besoins des clients et avoir une approche orientée vers la satisfaction de ces derniers et les résultats;

Atouts:

• Connaissances des dessins architecturaux et des concepts de mobilier et d’aménagement d’espace.
• Connaissance du domaine de la construction, des aménagements de bureau.
• Expérience au sein d’un bureau de gestion de projets ou immobilière, de design ou d'ingénierie.
   

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• Minimum of 5 years of relevant work experience, or a combination of relevant education and experience.
• Strong understanding of IT concepts is essential (tech-savvy); advanced proficiency in Microsoft Office is required (Smartsheet is an asset).
• Bilingualism (French and English) is required, both spoken and written, with excellent grammar in both languages.
• Demonstrated attention to detail, reliability, and analytical skills.
• Excellent written and verbal communication skills in both French and English.
• Strong organizational skills, analytical thinking, and proactive problem-solving abilities.
• Knowledge of RFP processes and contract management.
• Team spirit and a collaborative attitude are essential to thrive in an environment where mutual support is highly valued.
• High attention to detail and ability to work in a fast-paced, evolving environment.
• Proven ability to manage multiple projects simultaneously, prioritize effectively, handle stress, and manage time efficiently.
• Proficiency in preparing and tracking project budgets.
• Ability to understand client needs and a strong client- and results-oriented approach.

Assets:

• Knowledge of architectural drawings and space planning/furniture concepts.
• Familiarity with the construction and office fit-out industry.
• Experience in a project management, real estate, design, or engineering firm.

Notre engagement d’égalité des chances

Avison Young pratique l’égalité des chances comme employeur à tous ses points de service dans le monde. Nous nous engageons à bâtir et maintenir une main-d’œuvre avec des expériences, aptitudes et connaissances variées avec toutefois une uniformité dans l’excellence de nos services, notre engagement et notre intégrité.

La société maintient une politique stricte afin d’assurer que les chances en emploi soient égales pour tous et ne fassent pas de discrimination selon l’origine ethnique, la couleur de peau, la religion, les croyances, l’âge, le sexe, le genre, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’origine nationale, la citoyenneté, les handicaps, l’état civil, le statut de vétéran protégé ou de service militaire ou tout autre élément protégé par la loi.

Avison Young accueille favorablement et encourage la postulation de gens avec des handicaps. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats pendant le processus de recrutement. Pour les personnes requérant de l’assistance, des informations liées aux besoins et aux mesures d’accommodement seront transmises de façon confidentielle.

Afin de soutenir notre engagement envers la francisation et d’assurer une communication efficace avec notre clientèle diversifiée au Canada et à l’international, ainsi qu’avec nos collègues à l’échelle mondiale et dirigeants du siège social, ce poste requiert une maîtrise du français et de l’anglais. Les candidats doivent être parfaitement bilingues pour être considérés pour ce poste.

Avison Young s’engage à embaucher les meilleurs talents avec les pratiques de recrutement les plus justes et équitables. Postulez chez nous DÈS AUJOURD’HUI !

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Avison Young practices as an equal opportunity employer in all services locations around the world.  We are committed to building and maintaining a workforce diverse in experience, skills and knowledge with uniformity in service excellence, commitment and integrity. 

The firm maintains a strict policy to ensure employment opportunities are equal and do not discriminate based on race, color, religion, creed, age, sex, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, citizenship, disability, marital and civil partnership/union status, protected veteran or military service status, or any other elements protected by law.

Avison Young welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available upon request for candidates during the recruitment process. For those requiring assistance, information relating to the need for accommodation and accommodation measures will be addressed confidentially. 

To support our commitment to francisation and ensure effective communications with our diverse Canadian and worldwide clientele and to our global colleagues and head office leadership, this role requires proficiency in both French and English. Candidates must be fluent in both languages to be considered in this position.

Avison Young is committed to employing the best talent with the most fair and equitable recruitment practices. Apply with us TODAY!